Functionaliteit is de kleinste valkuil bij de keuze van een ERP systeem!?

Waarschijnlijk heeft u bij de selectie van een nieuw ERP systeem voornamelijk de functionaliteiten onderzocht. Was de planningsfunctionaliteit afdoende? Werden tracking en tracing goed gewaarborgd? Kon u uw inkoopcontracten goed managen in het nieuwe ERP systeem?

Vaak worden de functionaliteiten van een ERP systeem gezien als het belangrijkste criterium binnen het selectieproces. Uiteraard is dit criterium belangrijk en bepaalt het voor een groot gedeelte het succes van uw nieuwe ERP systeem. Echter er zijn nog vier aspecten die minstens zo belangrijk zijn, maar niet altijd de vereiste aandacht krijgen. Deze aspecten kunnen we valkuilen noemen en zijn: projectmanagement, onderschatten van complexiteit, ontbreken van goede communicatie en heldere doelstellingen. Bewustwording van de vier grootste valkuilen binnen het selectie- en implementatieproces van een nieuw ERP systeem vergroot de kans op een hoog rendement uit de investering aanzienlijk!

Valkuil 1: Geen goed projectmanagement

Hoe gek het ook klinkt, veel projecten worden opgestart zonder goede projectstructuur. De aangewezen interne projectleider is bijvoorbeeld de persoon met de meeste tijd in de agenda, maar mist kennis en intrinsieke motivatie. Vanuit het management worden keuzes gemaakt die direct het verloop van het project beïnvloeden, waardoor processen in het gedrang komen. Gevolgen hiervan zijn het uitlopen in tijd en budget, geen goede bewaking van de scope, rework en het verliezen van draagvlak. Kortom, alle facetten voor ontevreden gebruikers en het slecht functioneren van een ERP systeem.

Het aanstellen van een gedegen interne projectleider en een deskundige, externe projectleider vanuit de ERP leverancier zijn ingrediënten die de kans op een succesvolle implementatie vergroten. Heeft u het gevoel dat uw projectleider overbodig is en u onnodige kosten maakt? Dan heeft uw projectleider het project waarschijnlijk volledig in de grip en bent u op de goede weg!

Valkuil 2: Onderschatten van complexiteit

Het implementeren van een ERP systeem heeft een grote impact op het verloop van bestaande processen. Het in kaart brengen van deze processen is een complexe taak welke vaak onderschat wordt. Wat komt er bij een proces kijken? Welke processen zijn van elkaar afhankelijk? Daarnaast worden niet alleen interne processen beïnvloedt, maar ook koppelingen met externe pakketten.
Kan het nieuwe ERP systeem bijvoorbeeld communiceren met het declaratiesysteem voor ingrediënten?

Vraagstukken die van tevoren in de blauwdruk integraal geïnventariseerd moeten zijn. Wanneer dit niet zorgvuldig gebeurt, dan ontstaat er tijdens het implementatieproces vaak rework met de bijbehorende extra, onnodige kosten en verlies van motivatie.

Valkuil 3: Het ontbreken van goede communicatie

In ongeveer 20% van de gevallen veroorzaakt het ontbreken van heldere communicatie een serieus probleem in de implementatie van een ERP systeem. Als u als klant uitleg geeft aan de ERP leverancier dan moet u altijd controleren of er geen verschil in interpretatie is, zodat er geen misverstanden ontstaan.  Verschillende definities voor dezelfde begrippen leiden tot misverstanden en procesverwarring komt daardoor makkelijk tot stand. Een implementatiepartner die al ervaring heeft binnen de voedingsmiddelenindustrie branche en dus uw taal spreekt, kan daarom erg belangrijk en waardevol zijn.

Stem daarnaast gezamenlijk af hoe u de projectcommunicatie met elkaar opzet. Hoe gaan jullie om met actiepunten en eventuele escalaties? Goede afspraken leiden tot een soepel proces, iets waar veel bedrijven en ERP leveranciers te weinig aandacht aan besteden.

Valkuil 4: Het ontbreken van consequente en heldere doelstellingen

Doelstellingen die gaandeweg veranderen zorgen voor onrust, andere besluiten en mogelijk vele wijzigingen. Hoe simpel het ook klinkt, definieer van tevoren samen met de ERP leverancier heldere doelstellingen die u op dat moment wil realiseren en uw bedrijf écht beter maken! Houd u vervolgens tijdens de implementatie vast aan de doelstellingen en gebruik deze als uitgangspunt voor beslissingen bij de inrichting van het ERP systeem. Deze focus leidt tot succesvollere implementaties!

Is het bijvoorbeeld uw doel om met behulp van het nieuwe ERP systeem de levertijden met 30% te reduceren? Zorg dan voor inrichtingskeuzes binnen het ERP systeem die bijdragen aan een betere supply chain of MRP aansturing.

Kortom, realiseer u goed dat bij de selectie van een ERP systeem bovenstaande risico’s minstens zo belangrijk zijn als de functionaliteiten. Het is dus van groot belang deze risico’s goed te managen en daarmee te voorkomen dat u in een valkuil stapt wat het rendement van uw investering zwaar verlaagd.