Alle bedrijfsgegevens beheren in één systeem, een must in de voeding

Inkoop, productie, voorraadbeheer, kwaliteitscontrole, transport, het goed managen van al deze verschillende activiteiten is cruciaal voor een voedselproducent. Veel voedingsbedrijven beheren deze processen echter nog (deels) los van elkaar, in verschillende systemen. Hierdoor is de kans groot dat stuurinformatie onvolledig of niet up-to-date is. Zo wordt het dan onmogelijk om de beste beslissingen te nemen.

Alle processen en gegevens beheren vanuit één standaard ERP-oplossing biedt twee enorme voordelen:

• De realtime informatie geeft direct inzicht in de werkelijke stand van zaken binnen uw organisatie. Met andere woorden: U heeft meer grip.
• Een integrale standaard oplossing is in de regel goedkoper en flexibeler dan maatwerk of koppelingen

Alles inzichtelijk

In de praktijk blijkt dat een geïntegreerde ERP-oplossing voor voedingsbedrijven van groot belang is. Ze kunnen hiermee elke stap, van inkoop, via productie tot en met de levering volledig inzichtelijk krijgen. En als ze groeien – in omzet, assortiment of klantgroepen – kunnen zij met de juiste ERP-oplossing deze groei bolwerken, zonder te investeren in extra administratief personeel. Daarnaast krijgen ze veel meer grip op hun processen. Het advies van bedrijven die hier al mee werken, is om te investeren in standaard geïntegreerde software. Ze kunnen hun organisatie zo Lean inrichten met een lage indirecte kostenstructuur. Met maatwerk nemen de beheerskosten vaak aanzienlijk toe en dat haal je financieel niet zo snel meer in, zo leert de ervaring.

Sneller en efficiënter met een geïntegreerd ERP systeem

Adriaan Goede B.V. werkte voorheen ook met meerdere systemen en in Excel en besloot om over te stappen naar één standaard oplossing. Dagelijks verwerkt Adriaan Goede vele honderdduizenden eieren in hoogstaande ei-producten die de hele wereld overgaan. Het bedrijf groeide snel en zoals in vrijwel elke groeiende organisatie, raakte de ICT en procesinrichting steeds verder achterop. Als gevolg van de groeiende hoeveelheid data en toenemende complexiteit werd de kans op fouten en bijkomende kosten steeds groter. Bepaal bijvoorbeeld bij een recall maar eens binnen 4 uur de precieze batch die teruggeroepen moet worden, als de informatie uit verschillende systemen of Excel-lijstjes moet komen.

Gerwin Roelofs, algemeen directeur van Adriaan Goede: “Voorheen was een kwaliteitsprobleem natuurlijk ook wel op te lossen, maar dan moest iedereen er wel zijn. Meerdere mensen moesten dan namelijk op zoek naar allerlei gegevens in hun papieren of in Excel. Snel informatie boven water krijgen was moeilijk.” “Alles gaat nu veel sneller: overzichten, MRP, de administratie, alles zit in één systeem en iedereen kan ermee werken. Orders, contracten, voorraad, de materiaalplanning, het is met enkele clicks in beeld. We zijn niet meer afhankelijke van de kennis en lijstjes van individuen.”

Meer inzicht leidt tot betere commerciële beslissingen

Roelofs vervolgt: “Door het inzicht in de voorraad, de planning en het feit dat alles realtime in één systeem wordt bijgehouden, kunnen we nu ook betere commerciële beslissingen nemen. Wat komt er nog op ons af aan nieuwe orders? Wat op basis van lopende contracten? En wat hebben we op voorraad? Als je dat weet kun je beter plannen en bijvoorbeeld ook rekening houden met de schommelde inkoopprijzen van eieren. ”

Een goede basis om verder te automatiseren

Een activiteit die vaak nog handmatig wordt uitgevoerd is het inboeken van facturen. Papieren documenten zwerven door de organisatie voor de benodigde paraafjes. Van der Weerd, controller van de Koninklijke Buisman, over zijn oplossing: “Onze inkoopfacturen worden nu volledig gedigitaliseerd. Je kunt inzoomen op voorraadkaarten en ontvangsten en de inkoopfactuur en vrachtbrief hangen daar weer aan. Dit bespaart ons veel tijd en facturen raken niet meer zoek. Het fiatteren gaat helemaal automatisch en dit is allemaal geïntegreerd in ons ERP systeem.”

Voor voedingsproducenten is het essentieel om grip te hebben op alle processen. Dé manier om dit voor elkaar te krijgen is om alles zo veel mogelijk te integreren in één ERP oplossing.