Het goed in kaart brengen van processen is cruciaal

Koninklijke Buisman bestaat ruim 140 jaar en is bekend geworden met het maken van gebrande suiker. Tegenwoordig produceert het bedrijf daarnaast ook allerlei koffie- en chocoladespecialiteiten. Een aantal jaren geleden werd het bedrijf overgenomen door Joep van Wessem en Dirk van Kappen. Dit was het begin van een grootschalige professionalisering.

Over op een nieuw systeem

“We hebben nu twee fabrieken,” vertelt Engelbert van der Weerd, controller bij Buisman. “Eén voor het produceren van gebrande suiker, die nu vooral als ingrediënt in de industrie wordt gebruikt. En één voor al onze consumentenproducten: de instant koffie en chocoladespecialiteiten.” Al voor de overname, was de organisatie overgegaan op een nieuw geïntegreerd ERP systeem. Maar dit gebeurde eigenlijk zonder een echt implementatieplan.

Van der Weerd: “We hadden niet goed nagedacht over de inrichting van de administratie, als je dan overgaat op een ander softwarepakket krijg je problemen. Dat is niet de schuld van de software, dat kun je alleen jezelf aanrekenen. Voordat je een implementatie doet, moet je weten hoe je de processen in wilt richten. Pas dan kijk je naar hoe de software je daarbij kan helpen. Bij Buisman gebeurde het andersom, en dat werkt niet.”

Een totaal nieuwe financiële administratie

Van der Weerd: “Er moest een totaal nieuwe financiële administratie komen. Tot dat moment zaten de financiële administraties van de twee fabrieken door elkaar. Als eerste hebben wij een business unit-structuur ingericht en er moest een heel nieuw kostprijssysteem komen. De calculaties van de kosten waren zo ingewikkeld, dat niet meer terug te halen viel waar deze vandaan kwamen. Dat wilden we weten. We zijn heel simpel gaan denken en hebben de boel opnieuw ingericht. Dat was een hele klus, alle voorraden moesten worden omgezet en verdeeld, maar het was echt noodzakelijk.”

Groei faciliteren met de juiste IT systemen

Sinds een aantal jaar kent de ingrediëntenmarkt een hoge autonome groei. “Ons geïntegreerde ERP systeem heeft deze groei mogelijk gemaakt,” aldus Van der Weerd. Aan de module E-inkoop is een MRP-run gekoppeld. De afdeling verkoop voert een verkoopprognose in en de MRP-run rekent op basis van deze en overige parameters uit wat er aan de inkoopkant besteld, dan wel geproduceerd moet worden. Het grote voordeel van ons softwaresysteem en van de aparte boekhoudingen is dus dat er aan de ingrediëntenkant nu ordergericht gewerkt kan worden in plaats van met voorraad. En dat is natuurlijk fantastisch voor de cashflow.”

Iedere administratie een eigen consumentenomgeving

“De volgende stap was dat we ons front office software opnieuw hebben geïmplementeerd,” gaat Van der Weerd verder. “Iedere administratie heeft nu ook een eigen front office omgeving gekregen. De omgeving van de consumentenkant ziet er nu eenmaal heel anders uit dan die van de ingrediëntenkant. Dat is ook de reden waarom we niet gekozen hebben voor één omgeving, maar voor meerdere.”

Buisman schafte ook direct IFR aan: inkomend facturen register. Van der Weerd: “Dit is fantastisch, het fiatteren gaat nu eigenlijk helemaal automatisch. We maken nu volledig gebruik van de logistieke mogelijkheden die de software ons biedt, kunnen onze voorraden efficiënt beheren, documenten en het kwaliteitshandboek zitten nu in één database, informatie wordt gedeeld en het management is altijd op de hoogte van de financiële situatie van het bedrijf.”